Menjalankan Program Aplikasi Microsoft Office 2007

Untuk memulai atau menjalankan salah satu program aplikasi Microsoft
Office 2007, ikuti langkah berikut ini:
1. Nyalakan komputer Anda, tunggu sampai komputer menampilkan
area kerja (desktop) Microsoft Windows XP Service Pack (SP) 2 atau
Microsoft Windows Server 2003.
2. Klik tombol yang ada di taskbar.
Gambar 1.1 Memulai Salah Satu Program Aplikasi Microsoft Office
2007
4
3. Pilih dan klik menu All Programs > Microsoft Office. Kemudian pilih
dan klik salah satu program aplikasi Microsoft Office 2007 yang Anda
inginkan. Lihat Gambar 1.1.
4. Tunggu sampai jendela kerja program aplikasi yang Anda pilih
ditampilkan.
1.3 Mengenal Ribbon sebagai User Inteface Baru
pada Microsoft Office 2007
Microsoft Office 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang
mengganti Menu, Toolbars dan sebagian besar Task Panes yang ada di
Microsoft Office versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih
simpel dan efisien. Pengganti menu dan toolbars pada Office 2007 biasa
disebut Ribbon, yang dirancang untuk membantu Anda bekerja lebih
produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi
yang disediakan oleh Microsoft Office 2007.
Gambar 1.2 Tampilan Ribbon Sebagai User Interface Baru pada
Program Aplikasi Microsoft Word 2007
Ribbon ini terdiri dari beberapa Tabs yang mengorganisasikan berbagai
skenario khusus dan objek sesuai dengan jenis aktivitasnya. Masingmasing
tab terdiri dari beberapa Groups. Setiap group terdiri dari
beberapa Tombol Perintah atau Command Buttons. Jadi, Ribbon ini
mempunyai fungsi dan isi yang sangat lengkap, karena di dalamnya juga
sudah mengandung menu, toolbars, tombol perintah (command buttons),
galleries dan kotak dialog.
5
Gambar 1.3 Tampilan Isi Ribbon pada Microsoft Office 2007
Selain standard Tabs yang ada pada Ribbon, Microsoft Office 2007 juga
menyediakan Tab lain yang biasa disebut Contextual Tab yang akan
otomatis muncul ketika Anda sedang memilih atau bekerja dengan objek
seperti table, picture atau drawing.
Gambar 1.4 Tampilan Contextual Tools dan Contextual Tabs pada
Microsoft Word 2007
6
Gambar 1.5 Tampilan Contextual Tools dan Contextual Tabs pada
Microsoft Excel 2007
Semua Tab dan tombol perintah (Command Buttons) pada Ribbon selain
dapat diakses dengan menggunakan mouse, juga dapat diakses dengan
menggunakan tombol keyboard. Untuk itu ikuti langkah berikut ini:
1. Tekan tombol Alt di keyboard. Dengan langkah ini pada Ribbon akan
ditampilkan KeyTips berupa angka atau huruf yang dapat digunakan
untuk menjalankan Tab atau tombol perintah (Command Buttons).
Gambar 1.6 Tampilan KeyTips Ketika Menekan Tombol Alt
2. Selanjutnya tekan angka atau huruf yang mewakili Tab atau tombol
perintah (Command Buttons).
3. Apabila Anda menekan huruf yang mewakili Tabs, maka berikutnya
akan menampilkan KeyTips untuk Tab yang Anda pilih.
7
Gambar 1.7 Tampilan KeyTips pada Tab yang Anda Pilih
4. Sedangkan untuk kembali ke pemilihan sebelumnya, tekan tombol
Esc.
Catatan:
Gunakan kombinasi tombol Ctrl+F1 untuk menyembunyikan Ribbon, dan
gunakan konbinasi tombol yang sama untuk menampilkannya kembali.
1.4 Mengenal Microsoft Office Button, Quick Access
Toolbar dan Dialog Box Launchers
Pada setiap jendela kerja program aplikasi Microsoft Office 2007, telah
dilengkapi pula dengan Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar
dan Dialog Box Launchers.
1.4.1 Microsoft Office Button
Microsoft Office Button yang berada di pojok kiri atas jendela kerja
program aplikasi Microsoft Office 2007 berfungsi untuk membuka menu.
Sebagian besar pilihan menu yang ada pada Microsoft Office Button
sama dengan menu File pada Microsoft Office versi sebelumnya, seperti
pilihan perintah New, Open, Save, Print, Send, Publish dan lain-lain.
1.4.2 Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar ditempatkan di kanan Microsoft Office Button
yang berisi kumpulan tombol perintah yang relatif sering digunakan. Bila
8
perlu isi dari Quick Access Toolbar ini dapat Anda tambahkan atau Anda
atur sendiri sesuai dengan kebutuhan.
Gambar 1.8 Tampilan Microsoft Office Button dan Quick Access
Toolbar
Sebagai contoh pada program aplikasi Microsoft Word 2007, Anda
bermaksud untuk menambah tombol perintah (Command Buttons) pada
Quick Access Toolbar. Untuk itu ikuti langkah berikut ini:
1. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol
. Kotak dialog Word Options akan ditampilkan.
2. Pada kotak dialog tersebut, klik tombol . Kotak
dialog Word Options ñ Customization akan ditampilkan. Lihat
Gambar 1.9.
Catatan:
Kotak dialog Word Options ñ Customization dapat juga ditampilkan
dengan melalui tombol yang ada di kanan Quick Access Toolbar.
9
Gambar 1.9 Kotak Dialog Word Options – Tab Customization
3. Pada tombol daftar pilihan Choose commands from, pilih dan klik
File.
4. Pada kotak daftar pilihan di bawahnya, pilih dan klik perintah yang
ingin Anda tambahkan. Kemudian klik tombol Add >>. Dengan
langkah ini perintah yang Anda pilih akan ditempatkan pada kotak
Customize Quick Access Toolbar yang ada di kanannya.
5. Jika Quick Access Toolbar ingin ditempatkan di bawah Ribbon, beri
tanda atau klik Place Quick Access Toolbar bellow the Ribbon.
6. Klik OK.
Gambar 1.10 Penempatan Quick Access Toolbar di Bawah Ribbon
10
1.4.3 Dialog Box Launchers
Dialog Box Launchers berbentuk icon kecil yang ada di sudut kanan
bawah setiap Group pada masing-masing Tab. Dengan mengklik icon
Dialog Box Launcher tersebut, secara otomatis kotak dialog atau task
pane yang terkait dengan Group tersebut akan dibuka.
Gambar 1.11 Tampilan Dialog Box Launchers pada Group Font
1.5 Mengatur Konfigurasi Status Bar
Status Bar akan menampilkan berbagai informasi yang dirasakan perlu
ketika Anda sedang bekerja dengan jendela kerja program aplikasi
Microsoft Office 2007. Anda dapat mengatur konfigurasi Status Bar ini
agar sesuai dengan kebutuhan, dengan cara mengklik tombol kanan
mouse pada area Status Bar yang ada di bawah jendela kerja program
aplikasi Microsoft Office 2007. Dengan langkah ini, kotak dialog
pemilihan isi Status Bar akan ditampilkan. Lihat Gambar 1.12.
11
Gambar 1.12 Kotak Pemilihan Konfigurasi Status Bar
1.6 Menggunakan Fasilitas Help
Apabila Anda mengalami kesulitan pada saat bekerja dengan salah satu
program aplikasi Microsoft Office 2007, Anda dapat memanfaatkan
fasilitas Help home page. Dengan menggunakan Help home page, Anda
dapat dengan mudah menelusuri topik atau informasi yang Anda
butuhkan. Fasilitas Help home page ini tersedia pada program aplikasi
Microsoft Word 2007, Microsoft Excel 2007, Microsoft Access 2007 dan
Microsoft PowerPoint 2007.
Sebagai contoh kita menggunakan fasilitas Help home page pada
program aplikasi Microsoft Word 2007. Untuk itu ikuti langkah berikut ini:
1. Pada jendela kerja program aplikasi Microsoft Word 2007, klik tombol
Help atau tekan tombol F1. Dengan langkah ini jendela home
page Help akan ditampilkan. Lihat Gambar 1.13.
12
Gambar 1.13 Jendela Home Page Help
2. Pada jendela home page Help yang ditampilkan, pilih dan klik link
topik atau informasi yang Anda butuhkan. Misalnya Anda ingin
mengetahui cara menyisipkan Header and Footers, untuk itu Anda
klik teks berupa link Headers and footers. Dengan langkah ini jendela
yang berisi topik atau informasi yang Anda cari akan ditampilkan.
Lihat Gambar 1.14.
Gambar 1.14 Tampilan Halaman Help untuk Topik yang Dicari
13
3. Jika teks link yang Anda cari tidak tersedia, Anda dapat
memanfaatkan fasilitas Search untuk mencarinya. Dengan
menggunakan fasilitas Search ini, Anda dapat melakukan pencarian
baik secara offline maupun online di Internet.
Gambar 1.15 Pencarian dengan Menggunakan Fasilitas Search
1.7 Menyimpan Dokumen, Buku Kerja atau
Presentasi
Semua hasil pekerjaan Anda pada program aplikasi Microsoft Office 2007
baik yang berupa dokumen, buku kerja atau presentasi, dapat Anda
simpan dengan menggunakan langkah berikut ini:
1. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol
atau tekan tombol Ctrl+S. Kotak dialog Save As
akan ditampilkan. Lihat Gambar 1.16.
2. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat Anda
akan menyimpan file.
14
Catatan:
Anda juga dapat menyimpan pada folder tertentu yang terdapat pada
folder bar, di antaranya Anda dapat menyimpan pada folder My
Recent Documents, Desktop, My Documents, My Computer dan My
Network Places. Untuk memilih folder yang ada pada folder bar,
cukup dilakukan dengan cara mengklik icon foldernya.
Gambar 1.16 Kotak Dialog Save As
3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan.
4. Apabila diperlukan Anda dapat memilih jenis dan bentuk format
penyimpanan file pada tombol daftar pilihan Save as type.
5. Klik tombol perintah Save.
Pada saat Anda menggunakan kotak dialog Save As, ada beberapa
tombol toolbar yang dapat Anda gunakan, di antaranya:
Toolbar Keterangan
Digunakan untuk kembali ke pemilihan drive atau
pemilihan folder sebelumnya.
15
Digunakan untuk naik satu level ke level folder
sebelumnya atau di atasnya.
Digunakan untuk menghapus file sedang dipilih.
Digunakan untuk membentuk atau membuat folder
baru.
Digunakan untuk mengatur tampilan isi drive atau folder
tertentu.
Digunakan untuk mengatur folder dan file yang sedang
Anda pilih.
Catatan:
x Untuk menyimpan ulang dokumen, buku kerja atau presentasi yang
pernah Anda simpan dengan menggunakan nama yang sama, klik
pada Quick Access Toolbar atau tekan tombol Ctrl+S
x Jika Anda bermaksud untuk menyimpan dokumen, buku kerja atau
presentasi yang pernah Anda simpan dengan nama lain, pilih dan klik
Microsoft Office Button , lalu klik tombol atau
tekan tombol F12.
1.8 Menutup Dokumen, Buku Kerja atau Presentasi
Apabila dokumen, buku kerja atau presentasi telah selesai dan tidak akan
Anda sunting (edit) lagi, Anda dapat menutupnya dengan memilih dan
mengklik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol
.
16
1.9 Membuka File Dokumen, Buku Kerja atau
Presentasi
Untuk membuka kembali file dokumen, buku kerja atau presentasi yang
ada atau yang pernah dibuat sebelumnya, ikuti langkah berikut ini:
1. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol
atau tekan tombol Ctrl+O. Kotak dialog Open akan
ditampilkan. Lihat Gambar 1.17.
Gambar 1.17 Kotak Dialog Open
2. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih drive dan folder tempat di
mana file tersimpan.
Catatan:
Anda juga dapat membuka kembali file yang tersimpan pada folder
tertentu yang terdapat pada folder bar. Untuk menampilkan isi folder
yang ada pada folder bar, cukup dilakukan dengan cara mengklik
icon foldernya.
17
3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file dokumen, buku kerja
atau presentasi yang Anda inginkan atau klik dua kali pada nama file
yang Anda inginkan.
4. Apabila diperlukan pada tombol daftar pilihan Files of type, Anda
dapat memilih jenis dan bentuk format penyimpanan file yang ingin
ditampilkan atau dibuka kembali.
5. Klik tombol perintah Open.
1.10 Mendiagnosa dan Memperbaiki Program Aplikasi
Microsoft Office 2007
Apabila Microsoft Office 2007 yang Anda gunakan bermasalah, Anda
dapat mencoba untuk mendiagnosanya serta bila memungkinkan
memperbaiki permasalahan yang ditemukan. Sebagai contoh Anda
bermaksud mendiagnosa dan memperbaiki Microsoft Office 2007 pada
saat bekerja dengan Microsoft Word 2007. Untuk itu ikuti langkah berikut
ini:
1. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol
. Kotak dialog Word Options akan ditampilkan.
2. Pada kotak dialog tersebut, klik tombol . Kotak
dialog Word Options ñ Resources akan ditampilkan. Lihat pada
Gambar 1.18.
18
Gambar 1.18 Kotak Dialog Word Options – Resources
3. Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik tombol
. Kotak dialog Microsoft Office Diagnostics akan
ditampilkan. Lihat Gambar 1.19.
Gambar 1.19 Kotak Dialog Microsoft Office Diagnostics
4. Pada kotak dialog tersebut, klik tombol perintah Continue. Kotak
dialog berikutnya ditampilkan. Lihat Gambar 1.20.
19
Gambar 1.20 Kotak Dialog Microsoft Office Diagnostics
5. Pada kotak dialog yang ditampilkan, klik tombol perintah Start
Diagnostics. Tunggu hingga proses diagnosa dan perbaikan selesai
dilakukan.
1.11 Mengakhiri Penggunaan Program Aplikasi
Microsoft Office 2007
Setelah Anda selesai bekerja dengan salah satu program aplikasi
Microsoft Office 2007, Anda dapat mengakhirinya dengan menggunakan
langkah berikut:
1. Simpan dokumen, buku kerja atau presentasi yang sudah Anda buat.
2. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol
atau klik tombol Close yang berada di pojok
kanan atas jendela kerja.
3. Tunggu sampai jendela program aplikasi Microsoft Office 2007
ditutup.